Обычная версия сайта
Размер шрифта: A A A
Цветовая схема: # # #
г. Самара, ул. Максима Горького, д.65/67 rectorat@sgspu.ru,
Версия для слабовидящих  

Оформление отчета по гранту

'pgsga:back_link' is not a componentОформление отчета по гранту

Ни один спонсор не пожелает Вас усыновить. Фонды обычно желают знать, откуда Вы возьмете средства по окончании периода предоставления гранта. Если Вам требуются деньги для организации некоторой новой программы или для реорганизации уже существующей той, что Вы будете делать, когда деньги кончатся?

Заверений, что Вы будете стремиться найти нового спонсора, недостаточно. Вы должны представить план, который убедил бы спонсора насколько возможно, что у Вас будет достаточно средств по истечении срока предоставления гранта. Действительно, если уже сейчас Вы стеснены в средствах, то что будет потом, когда Ваша программа будет запущена? Может быть, нынешнее финансирование не пойдет Вам впрок, если в будущем году Вам потребуется запрашивать еще большие суммы, чем в нынешнем.

Возможно, в этот момент Вы осознаете, что Ваше предприятие вряд ли принесет сколько-нибудь значительный доход в ближайшие два-три года. Подумайте, стоит ли в таком случае вообще начинать заниматься программой в данный момент.

Какие возможны источники финансирования по окончании проекта? Найдутся ли местные частные или государственные учреждения, готовые продолжить финансирование, если Ваш проект окажется успешным? Можете ли Вы получить письменное подтверждение такой готовности? Способен ли сам проект дать необходимые средства - например, за счет платы за услуги, предоставляемые в рамках проекта, обеспечения клиентов информацией и т.п.? Не готов ли кто-нибудь оплачивать услуги, выполняемые Вами, за Ваших клиентов? Собираетесь ли Вы заниматься поиском негрантовых источников финансирования? Наилучший план Будущего Финансирования - план, не требующий последующей поддержки от спонсора.

РАЗОВЫЕ ПРИОБРЕТЕНИЯ

Это приобретения, которые Вы делаете лишь однажды в течение всего срока проекта. Сюда, например, относятся покупка автомобиля для подвоза клиентов, или покупка медицинского оборудования для больницы. В таком случае важно указывать, достаточно ли у Вас средств для использования приобретения надлежащим образом. Автомобиль, в частности, требует наличия шофера, топлива, ухода и ремонта. Аналогично, оборудование должно использоваться квалифицированными работниками. Спонсор пожелает узнать, достаточно ли у Вас средств для этого. Он безусловно не захочет оплачивать покупку микроавтобуса, который будет безвыездно простаивать год в гараже.

БЮДЖЕТ

Разные фонды предъявляют разные требование к составлению бюджета. Частные фонды обычно запрашивают менее подробные сведения, чем государственные. Предлагаемый Вашему вниманию формат бюджета удовлетворит большинство организаций, и с небольшими изменениями может быть использован для обращения, как в частные, так и в государственные инстанции. Рекомендуемый нами бюджет состоит из трех разделов:

  1. ОПЛАТА ТРУДА;
  2. ОСНОВНЫЕ РАСХОДЫ;
  3. НЕПРЯМЫЕ РАСХОДЫ.

Планируя бюджет, полезно заглянуть в разделы Цели и задачи и Методы для выработки подходящего плана. Например, программа, не требующая оплачиваемых работников для своего выполнения, будет дешевле программы с постоянным штатом. Всякий бюджет должен опираться на Цели и задачи и предлагаемую Вами методологию. В контексте Вашей программы начните составлять список необходимых должностей, используемого оборудования, требующихся принадлежностей, транспортных расходов и пр. (см. Пример бюджета). Это важно учесть, иначе может оказаться, что бюджет и проект не совпадут.


Вот как мы предлагаем составить бюджет:

I. ОПЛАТА ТРУДА

А. Зарплата и гонорары

В этот раздел запишите всех работников, работающих на полной ставке или на полставки. Мы предлагаем Вам вносить информацию в следующем формате:

Число людей

Должность

Полный месячный оклад

% времени работы по гранту

Число месяцев работы по гранту

Требуемая сумма

Имеющаяся сумма

Полная сумма на должность


Как это выглядит в готовом бюджете? Если Вы принимаете на работу Координатора проекта с окладом 2000 долларов в месяц, работающего на полную ставку (100 %), на весь период предоставления гранта (12 месяцев) и просите фонд полностью оплатить его работу, то это будет выглядеть так:

Число людей

Должность

Полный месячный оклад

% времени работы по гранту

Число месяцев работы по гранту

Требуемая сумма

Имеющаяся сумма

Полная сумма на должность

1

Коорд. проекта

$2,000

100% врем.х

12 мес.

$24,000

0

$24,000

Подобным образом Вы можете составить список для всех должностей в проекте. Если кто-нибудь из сотрудников получает зарплату из другого источника, то впишите оклад в колонку "Имеющаяся сумма"

Число людей

Должность

Полный месячный оклад

% времени работы по гранту

Число месяцев работы по гранту

Требуемая сумма

Имеющаяся сумма

Полная сумма на дол- жность

2

Рабочие

$1,500 каждый

50% врем.х

12 мес.

0

$18,000

$18,000

Подобная запись означает, что Вы нанимаете двух рабочих на полставки на весь период действия гранта, причем их зарплата выплачивается из постороннего источника, а не из самого гранта. Вы берете полный оклад ($ 1500), делите его на два (так как рабочие работают на полставки), умножаете $ 750 на 12 месяцев ($ 9000) и еще на два, так как рабочих двое, что дает в целом $ 18000.

Что означает запись $ 2000 в колонке "Полный месячный оклад" в графе Координатор проекта? Это действительно может означать месячную зарплату, но необязательно. Если Ваш проект недавно организован, а Ваша организация использует типичную пятиразрядную сетку зарплаты, то зарплата может зависеть от квалификации работника:

1 разряд

2 разряд

3 разряд

4 разряд

5 разряд

$ 1,500

$ 1,750

$2,000

$2,250

$2,500

В этом случае Вы должны запрашивать средний уровень зарплаты ($ 2000), если Вы заранее не знаете квалификацию работника, который будет нанят. Это придает Вам гибкость в принятии решений о приеме на работу. Разумеется, подобная систем применима длишь в случае, если у Вас много работников, а не один-два.

Как определить размер оклада? Федеральное правительство предпочитает, чтобы оклады были сопоставимы с таковыми в других аналогичных Вашей организациях. Конструируя бюджет, поинтересуйтесь уровнем заработной платы в других организациях, выполняющих сходную с Вашей работу. Сопоставьте описания рода деятельности, квалификационные требования и обязанности работников этих организаций с Вашими требованиями. Обратитесь в местные органы самоуправления, отделы министерств и ведомств, компании и фирмы. Составьте примерный список окладов в Вашей сфере, имейте его при себе на всякий случай.

Еще одна важная категория, включаемая в данную часть, это уже доступные Вам средства, либо лично Ваши, либо полученные из других источников (например, от еще одного участника проекта, предоставляющего Вам по договору сотрудников или студентов). Эти средства следует указывать в столбце "Имеющаяся сумма". Часто сюда включаются средства и услуги, предоставляемые на добровольной основе. Возможно, что какой-нибудь работник работает на добровольной основе. В этом случае Вы указываете в столбце "Имеющаяся сумма" сумму, достаточную для оплаты его труда, исходя из выполняемых им обязанностей. Например, если инженер в свободное время добровольно помогает Вам учить детей рисованию, Вы указываете оклад, обычный для учителя рисования, а не инженера.

Государственные фонды иногда требуют, чтобы получатель гранта оплачивал часть проекта из собственных средств (например, 10 или 25%). Вы можете сделать взнос деньгами или своими ресурсами. Если Вы будете оплачивать работу сотрудника - это взнос деньгами, если работать будут добровольцы - то это использование собственных ресурсов.

Если Вы используете работу добровольцев, то Вы обязаны документировать ее так же, как если бы она оплачивалась. Введите подробные записи о всей проделанной работе. Государственные фонды могут организовать ревизию Вашей документации. Старайтесь, чтобы у Вас всегда было записано на 5-10% больше, чем необходимо для отчета, на случай если при ревизии часть проделанной работы будет не зачтена.

Зачем нужно указывать полную сумму и долю, вносимую за счет Ваших ресурсов? Есть несколько причин. Прежде всего, государственным фондам важно знать, что Вы вносите свой материальный вклад, помимо проведения работ по проекту. Это позволяет им оценить, имеете ли Вы какие-то ресурсы для последующей работы по окончании финансирования. Кроме того, это дает возможность оценить полную стоимость услуги, обеспечиваемой за счет Вашего проекта. Это важно знать на случай, если аналогичный проект будет организован в другом месте совсем без участия местных ресурсов. Наконец, Ваши ресурсы (добровольцы, сотрудники, помещение, оборудование и т.д.) позволяют грантодателю уменьшить затраты на Ваш проект и направить деньги на другие проекты.

Б. Льготы и пособия

В этом разделе Вы указываете льготы, предоставляемые сотрудникам, и их стоимость в долларовом выражении. Некоторые льготы обязательны, но местные требования в этом отношении могут сильно различаться. Обязательные льготы могут включать, например, оплату листков временной нетрудоспособности, пособий по уходу за ребенком и по безработице и др. Часто подобные льготы составляют определенный процент от зарплаты, например 50% годовой зарплаты. Некоторые льготы высчитываются из расчета конкретной суммы на человека в месяц, независимо от зарплаты, например медицинская страховка:

Страховка @$100/м-ц на Треб. Имеющ. Полн.
чел. х 4 чел.@ 12 м-цев $4800 0 $4800

Как и с заработной платой, льготы должны соответствовать среднему уровню льгот в других организациях сходного типа.

В некоторых случаях Вы можете просто указать льготы как процент от общей суммы зарплаты.

В. Консультативные и контрактные услуги

Это третья и последняя часть первого раздела бюджета. Сюда Вы включаете оплачиваемых консультантов и консультантов-добровольцев. Вы можете выбирать, что включать в данную часть, а что в часть I.А. Если, например, бухгалтерские услуги оказываются Вам бесплатно, будет лучшее включить их сюда. Кратковременные услуги, связанные с оказанием помощи в освоении технологий, программного обеспечения и оборудования, также хорошо сюда подходят. Будьте логичны, выбирая, что включить в эту часть.

Пример:

Бухгалтерский учет

Требуется

Имеющаяся сумма

Полная сумма

$200/м-ц х 12 месяцев

0

$2,400

$2,400


Контрактные службы фонд-райзинга

Требуется

Имеющаяся сумма

Полная сумма

$200/м-ц х 12 месяцев

$4,000

0

$4,000


Обучение работе на компьютере

Требуется

Имеющаяся сумма

Полная сумма

$200/м-ц х 12 месяцев

$2,000

0

$2,000 х 8 дней


Учтите, что в эту статью не входят транспортные расходы и суточные для консультантов (см. ниже).

II. ОСНОВНЫЕ РАСХОДЫ

А. Стоимость помещения

В этой части второго раздела Вы указываете стоимость всех помещений, используемых коммуникаций, и т.д., включая арендуемые Вами и переданные Вам в постоянное пользование. Стоимость аренды помещения и эксплуатационных расходов должны соответствовать преобладающим в Вашей местности. Включите в этот раздел также стоимость страховки, ремонта и т.п., а также плату за телефон (укажите число телефонных аппаратов, номеров, стоимость установки номера/аппарата, ежемесячную плату за один аппарат/номер). В результате это должно выглядеть примерно следующим образом:

Помещение под офис 100 кв. м.

Требуется

Имеющаяся
сумма

Полная сумма

$10/кв.м./м-ц х
12 месяцев

$12,000

0

$12,000

Страховка
$600/год

$600

0

$600

Б. Аренда и покупка оборудования

Здесь запишите все оборудование, которое Вы предполагаете арендовать или купить для использования в работе по проекту. Сюда входит оборудование офиса, мебель, компьютеры, копировальные машины, факс, автомобиль и т.д. Старайтесь запрашивать оборудование в разумных пределах. Всеми возможными способами пытайтесь получить как можно больше оборудования из собственных источников (колонка "Имеющееся"). Это не только снизит общую сумму проекта, но и продемонстрирует спонсору Ваши потенциальные возможности самофинансирования. Внимательно читайте регламентации государственных фондов насчет того, что именно они рассматривают в качестве "оборудования". Например, часто оборудованием называют предметы, стоящие более 500 долларов и (или) предназначенные для эксплуатации более одного года. Возможно также, что покупка оборудования ограничена, а поощряется его аренда.

В. Расходные материалы

Обычно сюда относятся канцелярские принадлежности, то есть бумага, ручки, скрепки, папки и пр. В США считается достаточным иметь таких материалов на 125 долларов в год на человека. Если у Вас есть какие-то специальные запросы - укажите их. Например, сюда можно включить стоимость учебников, учебных таблиц и т.д., а также реактивы, предметные стекла, пинцеты, булавки, бумагу для гербария и др. предметы, необходимые для камеральной обработки полевых материалов. Сюда же можно включить расходы на подписку, печать публикаций и почтовые расходы.

Г. Командировочные и транспортные расходы

Командировочные и транспортные расход Включите сюда все расходы, связанные с поездками. Подробно опишите каждый пункт, не пишите сразу больших сумм без соответствующих разъяснений, чтобы не вызывать у спонсора вопросов. Включите сюда расходы на проезд исполнителей проекта наземным транспортом, суточные (из расчета на каждый день, в соответствии с существующими в Вашей организации или районе работы нормами), проезд к месту работы в поле, перевозку грузов, аренду автомобилей (если Вы не включили это в раздел "Оборудования") и др. Например:

 

Требуется:

Имеющаяся сумма:

Полная сумма:

4 билета на самолет Лос-Анджелес-Нью-Йорк туда и обратно для проезда на совещание директоров национальных парков @$500 каждый

$2,000

0

$2,000

Проезд сотр. - $0,2/миля х 400 миль в cр./месяц х 12 месяцев

$960

0

$960

Суточные в Нью-Йорке @$150/день х 8 дней для 4 сотрудников на Совещании Директоров национальных парков

$1,200

0

$1,200

Уточните, какие суточные расходы приемлемы для конкретного места. Проживание в гостинице "Савой" в Москве обойдется Вам сильно дороже проживания в городской гостинице в Талдоме.

Д. Прочие расходы

В этот пункт включите все, что не вошло в предыдущие категории. Например, расходы на оплату конференций, совещаний и рабочих семинаров, членские взносы, печатание материалов и объявлений и др.

III. НЕПРЯМЫЕ РАСХОДЫ

Третий большой раздел бюджета называется "Непрямые расходы". Федеральное правительство США относит к непрямым расходам "расходы, которые трудно связать с какой-то конкретной деятельностью или проектом, но тем не менее необходимые для нормального функционирования организации и успешного выполнения ее задач". Стоимость износа основных фондов, амортизации капитального оборудования, оплата труда административных работников, общие коммунальные расходы (телефон, газ, электричество, лифт, антенна и др.) могут быть квалифицированы как непрямые. Иногда неудобно располагать подобные расходы в частях I. и II., поэтому Вы можете поместить их все вместе в конце бюджета в разделе III. Как указывает федеральное правительство, непрямые расходы - способ честно распределить общие расходы организации по проектам, которые ею выполняются. Как правило, организации имеют свой уровень непрямых расходов, обычно исчисляемый как процент от общего фонда оплаты труда или от общих расходов, употребляемый в расчетах с источником госфинансирования. Важно это учитывать, так как любой проект, выполняемый в организации, стоит ей определенных денег.

ПРИМЕР БЮДЖЕТА

Число
людей
Дол-
жность
Полный месячный оклад %времени
работы
по гранту
Число
месяцев
работы
по гранту
Треб. Имеющ. Полн.

I. ОПЛАТА ТРУДА

А. Зарплата и гонорары (Salaries & Wages)
1 Коорд. Проекта $2,000 100% 12 мес. $24,000 0 $24,000
2 Рабочие $1,500 каждый 50% 12 мес. 0 $18,000 $18,000
20 Помощники- добровольцы 50 час каждый/год х $7/час 0 $7,000 $7,000
Б. Льготы (Fringe Benefits)
20% от $42,000 $4800 0 $4,800
В. Консультативные и контрактные услуги (Consultant and Contract Services)
Бухгалтерский учет @$200/мес. 12 мес. 0 $2,400 $2,400
Контрактные службы фонд-райзинга @$400/день 10 дней $4,000 0 $4,000
Обучение работе на компьютере @$250/день 8 дней $2,000 0 $2,000
Ежегодная ревизия $2,000 $2,000 $4,000

II. ОСНОВНЫЕ РАСХОДЫ (NON-PERSONNEL)

А. Стоимость помещения (Space Costs)
Помещение под офис 100 кв.м. @$10/кв.м./м-ц 12 мес. $12,000 0 $12,000
Телефон @$200/м-ц 12 мес. $2,400 0 $2,400
Коммуникации @$300/м-ц 12 мес. 0 $3,600 $3,600
Страховка @$600/год 12 мес. $600 0 $600
Б. Аренда и покупка оборудования (Rental, Lease or Purchase of Equipment)
Компьютер с принтером $2,000 0 $2,000
Микроавтобус на 12 пассажиров @$400/мес. 10 мес. $4,000 0 $4,000
3 письм.стола с принадлежн. @$250/кажд. $750 0 $750
В. Расходные материалы (Supplies)
Набор канцпринадлежностей @$125/год/чел х3 $375 0 $375
Учебные материалы @$50/мес. 12 мес. $600 0 $600
Г. Командировочные и транспортные расходы (Travel)
4 билета на самолет Лос-Анджелес - Нью-Йорк туда и обратно для проезда на совещание директоров нацпарков @$500 каждый $2,000 0 $2,000
Проезд сотрудников $0.20/миля х 400 миль в ср./м-ц. 12 мес. $960 0 $960
Суточные в Нью-Йорке@$150/день х 8 дней для 4 сотрудников $1,200 0 $1,200
Д. Прочие расходы (Other costs)
Оплата участия в совещании (директоров нацпарков)@$200/кажд х 4 чел $800 0 $800
Страховые обязательства $600 0 $600

III. НЕПРЯМЫЕ РАСХОДЫ (INDIRECT COSTS)

15,3 % от полных прямых расходов по договоренности с Департаментом Труда(1988) $10,860 0 $10,860

ПОЛНАЯ СТОИМОСТЬ ПРОЕКТА

$77,445 $3,600 $114,045

Примечание: приводимые цифры являются лишь примерными и отражают стандартный уровень расходов при выполнении проекта в США (по состоянию на середину 1980-х гг). Они не могут служить образцом при написании бюджета для российских проектов.

'pgsga:back_link' is not a component

КОРПОРАТИВНАЯ ПОЧТА:

МЫ В СОЦИАЛЬНЫХ СЕТЯХ

Официальные сайты государственных органов

mo.jpg moinso.jpg prokuratura_samarskoy_oblasti.jpg
подняться наверх